2019年02月04日

ペーパーレス化を考える


こんにちは。川島です。
今回は、ペーパーレス化について書きたいと思います。

数年前から官公庁も含めた働き方改革の1つとして、様々な企業でペーパーレス化が
進められています。導入の主な理由は下記のとおりです。

【メリット】
  ■ 印刷コスト(紙・インク)が節約できる
  ■ モバイル端末等からの閲覧・入手ができる
  ■ 経年劣化しない
  ■ 保管に物理的な場所が不要
  ■ 紛失等のセキュリティリスクが減らせる

モバイル端末が浸透してきた現代社会では、非常に有用にですよね。

ただ、こういったシステムの構築にはいくつかの注意点があります。
実際に現場にいる中で、電子化したが年間のファイル容量を読み違え、
容量オーバーになってしまったという例もあります。

このように、文書を管理するようなシステムを構築すると考えた時に、
以下4点を事前に決めておく必要があります。

【事前に決めておくこと】
 ● 保管期間
 ● ファイル形式
 ● 保管容量
 ● 利用環境

どれも重要なことですが、システム化するにあたっては
特に『保管容量』・『利用環境』は特に気にしなくてはいけません。

このほかに、ペーパーレス化のデメリットも気にしておく必要があります。
下記のようなものが挙げられます。

【デメリット】
  ■システムがとまって見れない可能性
  ■並べて見づらい
  ■検索性が悪い
  ■導入の意義が不明瞭
  ■導入コストがかかる

確かに、ただ入れればいいというものでも無くて、閲覧が面倒、
システムがよく止まっては逆に非効率となってしまいます。

そのため、導入にあたっては、事前に決めておくことに加え、
情報の取り扱いや、ペーパレスの励行を社内に浸透させる土台作り必要になります。

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【ペーパーレス化を進めるためのキモ】

 ■システム構築の際に事前に要件を決める

   ●保管期間
   ●ファイル形式
   ●保管容量
   ●閲覧・検索システムの構築

 ■導入の意義、メリットの社内説明
 ■ペーパーレスの意識付け

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導入の意義、メリットの部分について社内の理解を得れればうまくいくのでは
ないかと思います。

お付き合いのある複数の会社様でもこういったペーパーレスの動きが
活発化しています。社会的にといってもいいかもしれませんね。

皆さんも進めるに当たっては、キモの部分に注意いただければと思います。
文書管理の仕組みは、様々なものがありますのが、

性質上長期にわたって利用するシステムとなります。
利用環境や用途に則したものを選定くださいね。

では、今回はこの辺で。
posted by 川島 at 12:01| Comment(0) | 運用保守 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする