2014年11月07日

意外と知らない?Officeの画像貼り付けワザ

こんにちは。河辺です。

今回は、Microsoft Office製品での『画像貼り付けワザ』を紹介します。
マニュアル作成などで、実際の画面やメッセージ等を貼り付ける事って
多いですよね。

まずキーボードで「PrtScn:プリントスクリーン」キーを押して、
(場合によってはAlt+PrtScn)ペイントを起動し貼り付け、
トリミングしてJpegで保存、Excelでそのファイルを挿入・・・

はい。面倒です

そこで今回ご紹介する機能がコチラ

「スクリーンショット」です!

Office2010以降のバージョンで利用できる機能です。

では実際にExcel2010での操作方法を説明しましょう。

1.まず貼り付けたい画面、アプリケーションを起動しておく。
  ※最小化はしないように。
SS_001.png
※ここでは「DNS Benchmark」というソフトを起動しています。

2.Excelを起動し、上部のメニュー『挿入』から
  『スクリーンショット』をクリック。
SS_002.png

3.使用中のアプリケーションの画面がサムネイルで表示される。
  ※最小化しているアプリケーションは表示されません。
  貼り付けたい画面を選択。
SS_003.png

以上で貼り付けられます。
まぁ「Alt+PrtScr」(アクティブウィンドウのみプリントスクリーン) 押して
「Ctrl+v」(ペースト) と同じ事ですけども・・・。

が、ここからがこの機能の便利なところです!

画面の一部分だけ切り取って(トリミング)貼り付けたい場合
この「スクリーンショット」機能で簡単にできちゃうんです。
Web画面の一部分だけ切り取って貼り付けたい、といった時にとても便利ですね。

1.上記同様、貼り付けたい画面を起動。
  ※最小化しないように。
SS_005.png

2.Excelの『スクリーンショット』 > 『画面の領域』をクリック。
SS_006.png

3.Excelが最小化し、1,2秒程で画面が白っぽくなり、
  マウスポインタが十字に変わる。
SS_007.png

4.貼り付けたい領域をドラッグして指定。
SS_008.png

5.Excelに貼り付く。
SS_009.png

以上です。

ちなみにこの機能、Excel以外のOffice製品(Word、PowerPoint、Outlook)
でも使えます。
メール(Outlook)で画面の一部分だけサックリ送りたい!
という時に非常に便利ですよ。

さて、ここでお気づきになった方もいらっしゃるかもしれません。

「PrtScr と Ctrl+V で貼り付けてからトリミングすればいいじゃん」

はい、結果的に同じ事をやっていますから、そう思うでしょう。

ですが、これが「ファイルサイズ増加のワナ」なのです!

説明しましょう。

プリントスクリーンで貼り付けた後、「図ツール」のトリミングを使って
いらない部分を消したとしても、見えないだけで
データ的には消えていないのです。
なので、いくらトリミングしてもファイルサイズは大きいままです。

これを解消するには、トリミングした後に『図の圧縮』から
『図のトリミング部分を削除する』という事をしないといけません。

「スクリーンショット」を使うと、その選択した部分のデータしか
貼り付きませんので、余計な作業も必要無く、ファイルサイズが不必要に
大きくなる事もありません。

ファイルサイズがどのようになったか、実際に見てみますと

SS_010.png
まず1.の貼り付けただけだと106KBです。
Excel上でトリミングしてから保存したのが2.です。
画面の見た目は小さいのにサイズが変わっていません。

3.がスクリーンショットで範囲選択したものです。
ファイルサイズがかなり少ないのが分かると思います。

4.は、2.でトリミングした後に「図の圧縮」から「トリミング部分を削除」
したものです。3.と同じファイルサイズになっていますね。

お分かり頂けたでしょうか。

ただ、この貼り付け方法だとPNG形式で貼りつきますので、
写真のようなデータを貼り付けた場合、JPEGファイルを挿入するよりも
容量が大きくなる事があります。

次回はここら辺の説明と、便利なワザを紹介したいと思います。
お楽しみに!




posted by 河辺 at 19:22| Comment(0) | Windows・Office | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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